Elektronische Kommunikation

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Naila hat zur Kommunikation mit der Stadtverwaltung den elektronischen Zugang nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) eröffnet. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die auf dem Internet-Angebot der Stadt Naila (www.naila.de) und die im Schriftverkehr der Stadt Naila publizierten E-Mail-Adressen.
Die Stadt Naila eröffnet diesen Zugang für Bürger und Unternehmen nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen und des Artikels 3a BayVwVfG. Grundsätzlich ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben (z. B. Widerspruch)  zu unterscheiden.


A. Formfreie Schreiben

Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formfreien Schriftverkehr z.B. Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur bzw. kein Identitätsnachweis nötig.
E-Mails können Sie direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Ebenso können diese E-Mails an die zentrale Adresse mail[at]naila.de gerichtet werden.

Rahmenbedingungen:

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Naila ist nur unter folgenden Rahmenbedingungen möglich:

1.    Die Stadt Naila nimmt Dokumente bei formfreien Schreiben in folgenden Dateiformaten entgegen:

- Textdateien im Format ANSI und ASCII (*.txt)
- Portable Document Format  (*.pdf)
- Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
- Tag Image File Format (*.tif)
- Bitmap Pictures (*.bmp)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Außerdem dürfen diese Dokumente nicht durch ein Passwort geschützt sein.

2.    E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP, MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.

3.    E-Mails werden nur bis zu einer Größe von dreißig Megabyte (inkl. Anhänge = Attachments) angenommen.

4.    Dateien in unter Punkt 1 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Naila nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.

5.    Mails die den Bedingungen der Punkte 1 bis 4 nicht entsprechen und Mails, die von der bei der Stadt Naila verwendeten Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter) als Spam erkannt werden bzw. deren Inhalt ein Sicherheitsrisiko darstellen kann, werden gelöscht.

6.    Ein durch Verschlüsselung der E-Mail sicherer Übertragungsweg wird zurzeit nicht angeboten. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden. Wir weisen darauf hin, dass auch bei Verwendung elektronischer Signaturen keine Verschlüsselung der übertragenen Inhalte erfolgt.

7.    Die Stadt Naila bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Wir würden es begrüßen, wenn Sie als Internet-Nutzer diese elektronischen Angebote verstärkt nutzen und annehmen.

8.    Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt Naila davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

9.    Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke das E-Mail tatsächlich die geeignete Versandart ist. Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Weg zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung, der Ihnen gerne weiterhilft.

Die o.g. Regeln gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Naila und nicht für Verweise auf Angebote Dritter, wie z.B. andere Behörden.


B. Formgebundene Schreiben

Soweit durch eine Rechtsvorschrift nicht etwas anderes bestimmt ist, können Schreiben
(z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge), für die eine Rechtsvorschrift Schriftform anordnet, auch elektronisch übermittelt werden.

Der Stadt Naila können formgebundene Schreiben über das sichere Kontaktformular des BayernPortals unter nachfolgendem Link übermittelt werden:

https://formularserver-bp.bayern.de/sichererKontakt?caller=97220025473

Bitte beachten Sie dabei Folgendes:

Die Identität des Erklärenden muss dabei sicher nachgewiesen sein, z. B. durch Verwendung eines sicheren Identitätsnachweises nach § 18 des Personalausweisgesetzes.

Um den Identitätsnachweis nach § 18 Personalausweisgesetz zu wahren, müssen Sie sich mit dem neuen elektronischen Personalausweis anmelden (siehe rote Umrandung unten).

Eine Anmeldung lediglich mittels Benutzername und Passwort ist nicht ausreichend und würde somit die Schriftform nicht ersetzen!